Las oficinas virtuales operan por Internet como medio de interfaz y servidores -computadores de alta capacidad de almacenaje, procesamiento y seguridad altamente monitoreada en forma física y virtual- como medio de almacenamiento de datos.

Outsourcing positivo

Estas "oficinas" se especializan en las comunicaciones intra e inter-empresas, almacenamiento seguro y confiable bajo estándares y políticas internaciones, asegurando la discreción y disponibilidad de los datos de cualquier persona/empresa. Entregan servicios bajo diferentes plataformas y herramientas de TI como: servicios de Intranet (correo electrónico, compartir ficheros y archivos, agendas y calendarización de reuniones/eventos, etc.), Gestores de Proyectos, ERP's, CRM's y un potencial sinfín de aplicaciones/servicios para empresas/personas.

Puntos importantes de estos servicios son la disponibilidad de la información a todo horario y en cualquier lugar; sólo hace falta una conexión a Internet. Otro punto a destacar es el bajo costo de estos servicios, dado que no se necesita adquirir equipamiento de alto costo, ni tampoco contratar personal especializado que asegure su funcionamiento óptimo. Se trata de un outsourcing positivo en costos y operatividad.

Seguridad

Ahora, ¿qué sucede con mi información? ¿Al estar en Internet, está disponible para todo el mundo? Es válido preguntárselo en lo que respecta a nuestros datos, y obviamente los datos que relacionan a nuestra empresa con el ambiente: clientes, proveedores, contactos y productos/servicios. El autor instaló un servidor abierto a Internet en su oficina en Chile para establecer una muestra de ataques de hackers, gusanos (worms) y mensajería spam grave (que incluya algún virus más allá de la publicidad no deseada), por un período de 3 meses con un contador de intentos de ataque, obteniendo la no despreciable suma de 2000 intentos de ataques diarios en promedio.

Es decir, independientemente de dónde tenga mis datos, éstos son accesibles, existiendo los riesgos de robo de las unidades físicas, incendios, etc. ¿Cómo asegurar que esta información permanecerá intocable para otros? En lo que respecta a mantener seguro un servidor, primero hay que tener un especialista en seguridad y flujo de datos, que se encargue de este servidor, y perder mi tiempo preocupándome de que toda la parte técnica esté funcionando, antes de poder retomar el día a día de mi negocio.

Entonces, la anterior pregunta sería mejor plantearla con un punto de vista más actualizado y acorde a un ambiente global considerando sus peligros como sigue: ¿Quién posee u otorga la mayor seguridad para mi información? ¿Yo la asumo? ¿Busco un especialista? ¿Outsourcing?

Todo dependerá de cúan "maniático" soy con mi información por no concoer servicios disponibles -no invasivos- versus la pérdida o espionaje total de esta misma información y por consiguiente, el posible quiebre de mi emprendimiento o pérdida de mi información personal.