Hoy en día toda la información manejada por una empresa, como clientes, contabilidad, facturas, comunicaciones, etc. se canaliza por medios computacionales, una manera práctica considerando los riesgos de almacenar datos en medios físicos como papel.

 

No obstante, si los medios electrónicos tradicionales fallan, una empresa queda expuesta a la pérdida (muchas veces irrecuperable) de sus datos operacionales, lo cual la llevaría finalmente a su cierre definitivo.

Según un estudio de una universidad estadounidense, las causas de pérdidas de datos se deben principalmente a: falla en el hardware, error humano, corrupción del software, virus informáticos, robo y destrucción del hardware.

Existen tres tipos de costos asociados con la pérdida de datos: costo del personal técnico, costo de la productividad y el valor en sí de los datos perdidos. Un técnico externo puede cobrar hasta dos o tres veces más por hora que un empleado contratado por la compañía. Durante el período en que dicho técnico trabaja, el usuario del computador se ve incapacitado de seguir con su rutina laboral diaria, disminuyendo su productividad, lo cual genera un costo a la empresa debido a la pérdida de potenciales oportunidades que pueden suponer una fuente de ingreso, en especial en el área de ventas. Por último, si los datos no pueden recuperarse parcial o totalmente, el costo de reingresar los datos podría superar en gran medida los costos anteriores.

De acuerdo con cálculos del estudio, el costo total por un episodio de pérdida de datos asociado a sólo un usuario podría ascender a casi US$ 4000. Gasto que se podría multiplicar exponencialmente si dicho episodio afectara a más de un usuario o, peor aún, a toda la empresa.

El manejo en línea de toda la información vital para una compañía supone entonces una medida preventiva frente a este tipo de episodios, como lo señala Newsoft Systems, empresa chilena de tecnología dedicada al desarrollo de software corporativo online: “Las empresas que almacenan su información en línea cuentan con una mayor ventaja por sobre las compañías que guardan sus datos localmente. Además de disponer la información en todo momento y desde cualquier computador, los datos están permanentemente respaldados en un sitio seguro, protegidos contra ataques de virus, destrucción de hardware y siniestros, lo cual supone una rápida y eficiente recuperación de la empresa en caso de cualquiera de este tipo de episodios”.